اتوماسیون اداری چیست و چه تفاوتی با bpms دارد؟

برای انجام امور به بهترین شکل ممکن، قطعا به نرم افزار اتوماسیون اداری آنلاین و تحت وب نیاز خواهید داشت!

به صورت کلی شما عزیزان برای آنکه بتوانید خلاقیت و تحول را در کسب و کار خود ایجاد نمایید باید تمامی فعالیت ها و فرآیندهای سازمانتان را به صورت روزانه بررسی کنید. از انجا که بررسی تمام فرآیندها در حالت عادی کاری بسیار سخت می باشد و احتمال خطا در آن وجود دارد، بهترین راهکار استفاده از اتوماسیون اداری در کنار bpms است.

در این حالت شما باید تفاوتهای این دو نرم افزار را به خوبی بشناسید و تا بتوانید ابزاری سودمند و مناسب را برای خود پیدا کنید. با ما همراه باشید تا به بررسی اتوماسیون اداری و bpms بپردازیم.

سیستم اتوماسیون اداری چیست و چه کاربردی دارد؟

پیش از آنکه به بررسی تفاوتهای اتوماسیون اداری و bpms بپردازیم، لازم است که در ابتدا سیستم اتوماسیون اداری را تعریف کنیم. در واقع هر نرم افزاری که از قابلیت مکاتبات اداری و پیگیری آنها به صورت مکانیزه برخوردار است، به نرم افزار اتوماسیون اداری شناخته می‌شود.

این نرم افزارها در بسیاری از سازمان ها و شرکت های بزرگ مورد استفاده قرار گرفته و پیگیری و انجام امور اداری را آسان تر می نماید. نرم افزارهای اتوماسیون اداری به سیستم های خاصی مانند فکس، پیامک و ایمیل متمرکز بوده و در این سیستم اطلاعات رایانه ها یا کامپیوترها به کمک اینترنت و با استفاده از نرم افزاری مشترک به شکل کاملا یکپارچه سازماندهی خواهد شد. در کل اتوماسیون اداری تحت وب می تواند امور اداری سازمان یا شرکت شما را به صورت کاملا اتوماتیک انجام دهد و دیگر زمان زیادی برای انجام امور اداری صرف نکنید. از جمله کاربردهای بسیار مهم اتوماسیون اداری به صورت زیر است:

• نامه نگاری درون سازمانی

• ثبت و بایگانی نامه های وارده و صادره

• شماره گذاری خودکار نامه ها

• امکان انتقال نامه به سربرگ و افزودن امضا

• ارجاع و مشاهده رویداد نامه

• پیش نویس

• بایگانی نامه ها و ایجاد صندوق ذخیره شخصی

• کارتابل اتوماسیون اداری

• امکان نامه نگاری با دبیرخانه های ادارات دولتی (ECE) به زودی

سیستم bpms چیست و چه کاربردی دارد؟

حال که در خصوص سیستم اتوماسیون اداری اطلاعاتی را کسب کردید، باید درباره سیستم bpms نیز با شما صحبت کنیم تا بتوانید تفاوت میان دو نرم افزار را درک کنید و بدانید کدام یک برای سازمان شما مناسب است. البته که ما به شما توصیه می کنیم که از هر دو سیستم در کنار یک دیگر بهره ببرید.

منظور از سیستم bpms همان سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار می باشد و در واقع این سیستم یک رویکرد مدیریتی به منظور ایجاد هماهنگی در سازمان و همچنین همسو کردن فعالیت ‌های سازمان یا شرکت شما برای جلب رضایت مشتری و بهبود کلی فعالیت‌ های سازمان می باشد. اگر شما صاحب کسب و کاری هستید، برای آنکه بتوانید سازمان خود را به بهترین شکل ممکن اداره و مدیریت کنید، قطعا به نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار نیاز خواهید داشت و همچنین اگر می خواهید امور اداری سازمان به نحو احسنت انجام شود، به اتوماسیون اداری نیاز دارید.

خوشبختانه نرم افزار اتوماسیون اداری آنلاین و تحت وب نیز وجود دارد که اجازه دسترسی را در هر زمانی (به صورت کاملا محرمانه و محدود شده) برای کارمندان شما را فراهم می آورد. به همین دلیل است که به شما توصیه می کنیم این دو نرم افزار در کنار یک دیگر استفاده کنید. باید بیان کرد که سیستم نرم افزار مدیریت کسب و کار یا bpms کاربردهای زیر را برای شما به ارمغان می‌آورد:

• نظارت، کنترل و اجرای دقیق فرآیندهای سازمانی

• بررسی و شناسایی فرآیندهای موجود در سازمان

• طراحی و پیاده سازی فرآیندهای مطلوب و مناسب

• مدل ‌سازی فرآیندها با شناخت و بررسی فرآیندهای مهندسی شده

• پیاده سازی و اجرای فرآیندهای سازمانی با نرم افزارهای کاربردی

تفاوت اتوماسیون اداری و bpms از لحاظ عملکردی:

یکی از تفاوت های بسیار مهم اتوماسیون اداری و bpms به لحاظ عملکردی می باشد! در واقع این دو سیستم از لحاظ عملکرد کاملا با یک دیگر تفاوت دارند. همان گونه که می دانید، یک سری امور و فرآیندها در سازمان هستند که قابل پیش بینی و تکراری می باشند و همین فرآیندهای تکراری و قابل پیش بینی، وقت زیادی را از کارمندان خواهند گرفت!

یکی از این کارهای تکراری، نامه نگاری و مکاتبات اداری است! قابل ذکر است که اتوماسیون اداری آنلاین و تحت وب یا حتی اتوماسیون اداری عادی، امور و جریان ‌های قابل پیش بینی و تکراری سازمان را در قالب یک نرم افزار تعریف کرده است تا کارمندان و کارکنان بتوانند به صورت مکانیزه و خودکار امور تکراری مانند نامه نگاری را انجام دهند و دیگر زمانی را برای این کار صرف نکنند. بدین ترتیب وقت کارمندان برای انجام امور دیگر سازمان آزاد خواهد شد! حال سیستم bpms در این راستا با اتوماسیون اداری متفاوت بوده و برای انجام اموری مانند سفارشات خرید، در خواست خدمات، درخواست مرخصی و... بسیار کاربردی است. البته تمامی این مواردی که ذکر کردیم تنها یک بخش بسیار کوچک از امور و عملیات روزانه یک سازمان به شمار می آیند که می ‌توان آن‌ ها را با سیستم bpms به راحتی اداره کرد.

مقایسه سیستم اتوماسیون اداری و bpms :

همان گونه که اشاره کردیم، به لحاظ عملکردی سیستم اتوماسیون اداری با نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار یا همان bpms کاملا متفاوت است. با این وجود این دو نرم افزار شباهت های خاصی به یک دیگر دارند و ممکن است برخی از افراد گمان کنند تفاوتی میان این دو وجود ندارد. در صورتی که تفاوت اتوماسیون اداری با bpms به شرح زیر می باشد:

برخورداری از اهداف متفاوت

یکی از مهم ترین تفاوت های نرم افزار اتوماسیون اداری با سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار، اهدافی است که این دو نرم افزار دنبال می کنند! در زیر اهداف این دو نرم افزار را بررسی کرده ایم:

• اتوماسیون اداری در سازمان‌ ها، باعث نظم بخشیدن و سازماندهی فرآیندهای مرتبط با سازمان الکترونیکی در دبیر خانه می شود. از طرف دیگر تمام بخش ها و واحدهایی که به مکاتبات داخلی با یک دیگر نیاز دارند و یا باید نامه ها و مکاتبات اداری را ثبت و ضبط کنند، می توانند به راحتی از این نرم افزار بهره ببرند.

• هدف از اجرای نرم افزار bpms ، اجرا، سامان دهی و بهبود فرآیندهای عمومی یا تخصصی سازمان می باشد و بخش های مختلف سازمان متناسب با کار خود می توانند از این نرم افزار بهره ببرند.

مدیریت سازمان و سیستم مربوطه

یکی دیگر از تفاوتهای اتوماسیون اداری با bpms ، مدیریت سیستم و کاربرد آن است که در زیر این موضوع را شرح داده ایم:

• اتوماسیون اداری شامل همکاران دبیرخانه و مسئولان دفاتر می باشد.

• سیستم bpms شامل انجمن ‌های تخصصی با اعضای مالکین فرآیند و کمیسیون اصلی می باشد.

استقرار و اجرای نرم افزارها

به صورت معمول استقرار این دو نرم افزار نیز با یک دیگر متفاوت است. می توان اذعان داشت که:

• اتوماسیون اداری در یک برنامه از پیش تعیین شده ارائه می گردد.

  • bpms با در نظر گرفتن محدوده نفوذ و پیچیدگی فرآیندها قابل ارائه خواهد بود.

اتوماسیون اداری آنلاین یا تحت وب

خوشبختانه نرم افزار اتوماسیون اداری آنلاین یا تحت وب توسط کارشناسان و متخصصان طراحی شده است تا سازمان ها و شرکت ها بتوانند از مزیت های این نرم افزار کاربردی بهره ببرند. نرم افزار اتوماسیون اداری آنلاین یا تحت وب امکانات کاملی را در اختیار شما قرار میدهد و این امکانات شامل نامه نگاری و بایگانی برای استفاده در سیستم های اداری کوچک و متوسط با قابلیت نصب بر روی سرور مشتری و ... می باشد. این نرم افزار برای افزایش راندمان کاری سازمان شما طراحی شده و با قیمت مناسبی که دارد، یک نرم افزار مقرون به صرفه و کامل برای انجام امور اداری شماست. با استفاده از این نرم افزار می توانید به روش نوین سازمان یا شرکت خود را مدیریت کرده و امور را به نحو احسنت انجام دهید. این نرم افزار امکانات زیر را در اختیار شما قرار می دهد:

• برخورداری از سیستم اتوماسیون اداری به صورت مکانیزه

• انجام نامه نگاری درون سازمانی و شماره گذاری اسناد

• امکان شخصی سازی و بایگانی نامه ها و سایر اسناد

• نمایش لیست پیوست ها و رویدادهای نامه

• برخورداری از قابلیت سیستم ثبت پروژه و امکان ثبت و بایگانی اطلاعات پروژه ها

• برخورداری از سیتم ثبت اسناد حسابداری و موارد مربوط به ان و ...

شما عزیزان می توانید برای کسب اطلاعات بیشتر و سفارش این نرم افزار به ما مراجعه کنید و با کارشناسان در این خصوص مشورت فرمایید